処遇改善加算の実績報告書はこう作る

冒頭は、介護職員処遇改善加算について記載しています。実績作成だけを知りたい方は実績作成前に覚悟しておくこと以降をご覧ください。

介護職員処遇改善加算とは

そもそも介護職員処遇改善加算(以下、処遇改善加算)とはなんでしょうか。

処遇改善加算は、平成23年度までの『介護職員処遇改善交付金』に変わるものとして平成24年度から実施が始まったものです。

介護職員の給与が安いという社会の声に答えて国が介護職員の給与の原資の一部を事業者に補填することで介護職員の給与を改善することが目的に作られた加算制度で、要は、『国が税金を元に介護事業者に対して介護報酬を少し多く払うから、その分を全部介護職員に給与として支給してね!』というものです。

介護職員の給与改善を目的としているため、毎年のように加算の区分や、加算率などのルールが見直され、今日に至ります。

処遇改善加算の年度の流れ

処遇改善加算は、とても面倒なことに、1年度ごとに加算の申請が必要な加算です。不便なことに、継続という概念がなく、年度ごとに新しく加算の申請しなければなりません。

処遇改善加算の期間は元号年度と決まっていて、開始は4月、終了は翌年3月の12か月で区切られています。

そして、名称も『平成30年度介護職員処遇改善加算』や、『令和元年度介護職員処遇改善加算』などのように元号年度+介護職員処遇改善加算となっています。

なので、例え年度途中の1月に処遇改善加算の算定が始まったとしても、3月には終了してしまうので翌年度4月以降も加算を算定したい場合は、翌年度の処遇改善加算の計画申請を出し直す必要があります。

このように年度ごとに違う加算のように扱われているため、今年度の処遇改善加算による報酬を翌年度に持ち越すことができません。

これがとても重要なポイントです。

処遇改善加算の報酬額を年度中に全部精算できなかった場合、報酬額全額返還(※支給済みの分も含めて)という極端な罰則のある違反になります。

処遇改善加算の基本ルール

処遇改善加算の基本ルールについてのポイントは次の通りです。(多いので項目で分けています)

-支給ルールの一般知識-

  • 支給対象は介護職員
  • 支給金額のルールは運営法人が決める
  • 年度ごとに処遇改善加算として得た介護報酬は全額以上介護職員に還元する

-申請ルールの一般知識-

  • 加算は翌年度へ自動継続されない
  • 年度計画と実績の計2回保険者に届出が必要
  • 支給ルールは法人としてある程度自由に決めることができる
  • 複数施設運営の場合は保険者ごとに一括して届出が可能
  • 支給金額が加算報酬額よりも1円以上多く無ければ不正となる
  • 処遇改善加算を原資とする手当には含められない項目が多々ある※1
  • 実績で支給不足や虚偽等があれば全額返還

これらは、一般的に知られているルールかと思います。
計画書や実績報告書などの申請書類を見ると書いてあることばかりです。

ですが、申請に取り掛かり始めると、保険者が市町村介護保険課のホームページに掲載している処遇改善加算のページの説明だけではわからないことや、実務的なことで不明点はかなり多く出てくると思います。

※注意点
各保険者で申請書式(計画書や実績報告書、共通様式など)が統一されていません。更に、必要書類も若干異なります。同じ都道府県内でも複数の保険者に申請を送る場合でも書類の様式が違うので一つの保険者ごとに作成せざるを得ず大変面倒です。

統一して欲しいです。切実に。

実地指導の視点

通常の実地指導では、全体的なチェック項目の中の加算算定の部分に該当するようです。なので、ほとんどの場合、加算を算定するのに必要な届け(計画書と実績報告書の有無)のチェックで終わります。

実地指導の視点は、計画書や実績の内容と証明ではありません。それは保険者への届出の時にチェックしているということです。

実地指導で必要なのは、『支給ルールと、算定期間の結果が職員に周知されているかどうか』です。

今まで複数の都道府県、保険者を含めた数十回の実地指導を経験していますが、処遇改善加算の計画や実績についてその場で細かく確認されたことはありません。実際のところ、ここまで確認するとなると保険者の職員も限られた時間で実地指導をする中で、かなりの時間を取られてしまうということも要因の一つだと思います。

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実績作成の前に覚悟しておくこと

処遇改善加算の実績報告書を作成するにあたって最初に一つ言っておきます。

とても、面倒くさいです。
その理由は、保険者単位のローカルルールがまかり通っているためです。
作成前に、次の点は覚悟しておいたほうが良いかもしれません。

例えばこんな問題点があります。

  1. Wordで作成を求める保険者もあれば、Excelを求める保険者もある。
  2. Excelデータのスキルレベルがバラバラ(マクロ使っている保険者もあれば、中学生レベルの保険者も)
  3. 必要書類がバラバラ。
  4. 提出期限がバラバラ。(7月31日消印有効or必着または、21日必着など)
  5. “正しい”の基準がバラバラなので指摘事項がバラバラ(同じ内容でもOKな保険者とNGになる保険者がある)
  6. 実績送付先がわかりにくい保険者が多い

共通して言えることは、『明らかにユーザー目線で作られていない』、『保険者の担当職員の知識、能力に依存している』です。

複数の保険者に申請が必要な方にとっては、全国共通の介護保険のルールであるにもかかわらず、正しさの基準までバラバラということを感じ、保険者に呆れ返る日々になるかと思います。

最近になって、保険者に対して改善通知が出されましたが、実地指導も含め、たいした知識のない公務員が本に書いてあることを見ながらズレた自己解釈も入れた独自ルールが生まれていくところが事業者側からすれば、現状の介護保険制度の厄介なところです。

処遇改善加算実績報告書の作り方

ではここから、本題の処遇改善加算実績報告書の作成方法について記載します。
まず最初に大まかな流れと、予め準備しておく必要があるデータをリストアップしておきます。

実績報告書作成の流れ

処遇改善加算の実績報告書を作成する手順は次の通りです。
大まかにまとめると、3ステップ程度です。

-実績報告書作成の流れ-

  1. 年度の介護職員処遇改善加算の報酬額をまとめる
  2. 給与支払いデータをまとめる
  3. 実績報告書に記載する

大変なのは、施設単位で売上や給与を管轄していない場合です。
このような場合は運営法人として運営本部が実績報告書の作成を行うと考えられますが、もし施設やエリア単位で行う場合などはデータを管轄している部署に必要なデータをもらう必要があり、理解が無ければなかなか貰えないこともあります。

事前準備が必要なもの

実績報告書を作るためには、次のようなデータが必要になってきます。
ほとんどの施設の場合、このデータを保有しているのは運営会社の人事または総務、管理部や経理部になると思います。

-事前準備が必要なもの-

  1. 月ごとに所属施設と職種がわかる従業者名簿(シフトなど)
  2. 施設ごとに実績を作成する年度の処遇改善加算報酬額(利用者負担分含む)
  3. 月ごとの給与支払いデータ(項目別)
  4. 施設データ[施設名、都道府県、市区町村(保険者名)]
  5. 法定福利費の会社負担分金額データ
  6. 各届出先保険者の情報(申請様式、提出先、提出期限、提出書類)の確認

大手法人や、データ管理に長けている法人であれば、これらはすべてデータベース管理されているはずですので、比較的容易にまとめることができるはずです。

ですが、中小以下の法人の場合、データベースって何?ということが多々あります。また、これらのデータを管理する部署の理解度も低いことが多く、必要なデータが無いということが考えられます。

わたしが勤めていた法人は、介護事業への理解度が極めて乏しく、散々催促してもこれらのデータを手に入れるまでに1か月程度かかるのが当たり前でした。

更に、個々のデータ作成スキルが低ければまとめ直す作業が必要になってきますので、会社の理解度、担当する社員の技量などを踏まえて早めに請求しておくことが大切になってきます。

実績報告書の作成の手順

ここから、本格的に実績報告書の作成に入ります。
上記、実績報告書作成の流れに沿っていきます。

1.年度の処遇改善加算報酬額をまとめる

まず、処遇改善加算のルールである『処遇改善加算報酬額を上回る給与改善が必要』に沿う必要があるので、報酬額の総額をまとめます。
ここで考えなければならないポイントは、『報酬総額をどのように計算するか』です。
法人の入金管理方法によっては、介護報酬と利用者負担分を別々に管理してしまっていることがあります。

介護報酬や利用者負担分の主な入金方法は次の通りです。

  1. 国保連→法人指定口座
  2. 利用者負担分→施設口座
  3. 利用者負担分→現金回収

この場合、入金額はまとめで入るので金額の内訳が不明です。

逆に、介護報酬の支払額を確認する主な手段は次の2つです。

  1. 介護報酬支払額決定通知書
  2. 請求ソフトの請求明細書

支払額決定通知書は、不能や再請求でややこしくなっている場合があるので、請求ソフトの明細が一番確実かと思います。
おそらく、金額の集計に使う物は、会社によって判断が異なるところでしょう。

保険者からしたら、明細にある金額が全部ちゃんと回収できているかどうかなんてどうでもいいんです。決定通知書の後追いもやっているかどうか不明です。

利用者負担分が何らかの事情で回収できていないなどの事情は含めて考えることができず、あくまで請求ベースの判断となってしまいがちです。例えば、保留などがあった場合、請求データをしっかりと修正していなければ誤った請求金額での実績報告書となってしまいます。

保険者によっては、年度の処遇改善加算報酬額を一覧にして送付してくることがありますので、そのまま採用するのがベストな選択です。

ここで最終的にまとめておきたい内容は次の通りです。

-必要まとめデータ-

  1. 保険者(市区町村や広域連合など)ごとに報酬額をまとめる。
  2. 都道府県ごとに報酬額をまとめる。
  3. 全国都道府県ごとに報酬額をまとめる。

※保険者(市区町村や広域連合)の合計額が指定権者(都道府県)の合計額になり、指定権者(都道府県)の合計額が全国都道府県に反映できるように作成する。

-参考:処遇改善加算報酬額まとめデータ作成シート-

 

処遇改善加算報酬額まとめデータ作成シートを使う

2.給与支払いデータをまとめる

給与支払いデータをまとめるのは、会社の規模や部署の関係性によってはとても大変なことかもしれません。
ここで必要になるのは、処遇改善加算計画書で提出した給与改善期間の給与データです。

また、処遇改善加算は介護職員にしか支給できないので、職種でまとめておく必要もあります。

-必ず必要になるデータ-

  1. 従業員氏名
  2. 所属施設
  3. 市区町村
  4. 都道府県
  5. サービス種類
  6. 職種
  7. 基本給
  8. 処遇改善手当
  9. 賞与

3及び4は、実績報告書を作成する時に市区町村、都道府県ごとに金額をまとめることを求められますので必要です。
職種は、処遇改善加算が介護職員のためのものであることから、決められた職種に給与改善として支給されているかを確かめる資料として必要になってきます。

基本給は、賃金改善前の給与を算出するために使用します。
『処遇改善加算が無ければ給与額はどの程度なのか』ということを実績で記載する必要があり、その際に基本給を『本来の給与』ということで届出ます。

処遇改善手当(または相当する手当)と賞与は、処遇改善加算報酬額を原資とした給与改善額とするのでまとめておく必要があります。

※保険者(市区町村や広域連合)の合計額が指定権者(都道府県)の合計額になり、指定権者(都道府県)の合計額が全国都道府県に反映できるように作成する。

※注意
処遇改善加算は支給できる職種が決まっているので、職種ごとにしっかりと分類しておくということです。
職種を間違えると、本来支給してはいけない職員に支給されていること(逆もあり)になり、合計金額が大きくずれてしまいます。

実績報告書を作成する事前準備として、おそらくこの集計が最も時間のかかる部分です。

-参考:給与支払いデータ集計シート-

 

給与支払いデータ集計シートを使う

簡易的な給与支給データのまとめフォーマット例です。

給与ソフト等のデータをそのまま当てはめることもできます。特に色付きの列が処遇改善手当支給額の計算で重要となります。

3.実績報告書の入力

実績報告書の入力の仕方です。
作成の方法は、データ入力でも手書きでもOKです。
市区町村も決めていないので、方法がバラバラになっています。
とても面倒ですが、主にワードで作成されている実績報告書書類は印刷して手書きで作成、Excelで作成されている実績報告書はExcelで作成すると早いです。

-スマートな実績報告書の作成手順-

  1. 市区町村のHPから処遇改善加算実績報告書の様式をダウンロードする。『○○市 処遇改善加算 実績報告書』などと検索すると良い。
  2. 1で作成した処遇改善加算の年度報酬額のまとめと、2で作成した給与支給データを用意する。
  3. おすすめ手順1:保険者(市区町村や広域連合)のシートを入力する。
  4. おすすめ手順2:指定権者一覧(都道府県など)のシートを入力する。
  5. おすすめ手順3:全国一覧シートを入力する。
  6. おすすめ手順4:全国一覧シートの合計額が、実績報告書の各合計金額になる。

※様式5の場合、介護職員処遇改善加算額に処遇改善加算報酬額、賃金改善所要額に処遇改善手当や賞与などで支給した金額の合計額を入力します。

法定福利費会社負担分は、個人給与ごとに算出していれば良いですが、会社でまとめてしか計算出来ていない場合は、人数で割るなどの方法で予め振り分けて計算しておいた方がスムーズに作成できます。

参考資料として、東京都の処遇改善加算実績報告書の様式を添付します。(関連資料:→東京都H30年度処遇改善加算実績報告書様式掲載サイト

以下の参考画像は、東京都様式5を使用した記入の方法を示したシートです。(※一部変更しているため、そのまま印刷して提出することはできません)

-参考:保険者のシート-

-参考:指定権者のシート-

-参考:全国一覧のシート-

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実績報告書作成オリジナルマニュアル

処遇改善加算実績報告書の様式の説明シートです。

項目ごとに作成の説明メモを追記しています。

様式は、参考例として東京都の様式5を使用していますが、どこの保険者も記載内容はほぼ同じです。

参考:実績報告書作成(オリジナル説明付き)

 

オリジナル説明付き処遇改善加算実績報告書マニュアルを使う

実績報告書作成の補足

実績報告書作成の補足説明です。

まず、大前提として、給与改善所要額は処遇改善加算額を1円以上上回る必要があります。
大きく上回る必要は無いのですが、『会社の自費で賃金改善を行いました』という実績にしておく必要があります。持ち出しの金額は極端な話、『1円』でも問題ありません。
様式の全国一覧の合計金額が次のようになっていることを確認してください。

式:『賃金改善所要額』-『介護職員処遇改善加算額』≧1

常勤換算数及び、一人あたりの金額の入力を求められますが、これは処遇改善加算を実施したことによる改善の統計データを取るためのものです。
1人あたり○○円以上の改善が必要といったものではありません。
時々、「処遇改善加算の効果で介護職員一人あたりの給料が月額1万円あがりました。」などのニュースや記事がありますが、そういったもののデータのもとになるものと考えられます。常勤換算数が正確ではなくても特に問題が無く、確認で保険者に計算できない旨を伝えたところ、だいたいで良いというようなニュアンスの回答が来ます。

複数の都道府県に施設を展開していて、一括で申請を出す場合は、予め市区町村単位から、県内と合計額をまとめておかなければ実績作成のときにとても手間取りますのでしっかりと準備しておきましょう。

その他提出書類について

処遇改善加算実績報告書を提出する時には、その他にも提出が必要な資料があります。
基本的には、実績報告書の記載内容を証明するためのものとなります。

ここでは、その書類と、経験上代用が可能だった資料を紹介します。

-実績報告書と共に必要な提出資料-

  1. 期間中の勤務実績
  2. 職員の給与明細
  3. 給与台帳
  4. 法定福利費データ
  5. 賃金支給総額内訳書(各保険者独自書式)

期間中の勤務実績は、職員の職種と実際に勤務していたことを証明するための資料となります。
しかし、複数施設運営している法人が一括で処遇改善加算の実績報告書を作成する場合、すべての施設のシフト表や勤務実績を提出するのは大変です。

そこで、代替資料として、上記、給与支払いデータをまとめるで使用した【参考:給与支払いデータ集計シート】のような、給与支給データと、職種などが含まれた勤務実績データをまとめて作成しておけば、これ一つで1~3すべてを賄う代替資料として使用できます。

要は、処遇改善手当が支給された月に、受給できる職種として施設に勤務した実績があり、給与が支払われていることを証明するための資料です。

法定福利費会社負担分を集計した4は、法定福利費に該当する項目の金額を集計したExcelデータなどを作成し、資料として添付します。

賃金支給総額内訳書は、各保険者が実績報告書とともに提出を求めてくる書類です。
しかし、これは、保険者が独自のフォーマットで作成していることが多く、他の市町村に流用できないため極めて面倒な書類です。

しっかりと集計していれば簡単に作成できますが、基本的にそれぞれの保険者のフォーマット以外のものを使用して提出すると再提出を求められることが多いので、事前にしっかりとそれぞれの保険者のフォーマットを準備するようにしてください。

提出後の保険者対応

実績報告書を提出したあと、書類を受け取った保険者は確認作業に入ります。
保険者によりますが、早ければ当月内に、遅ければ数ヶ月後に確認しているようです。一部の市区町村では忘れた頃に問い合わせが来ることがあり驚きます。

保険者にもよりますが、まずは期日に実績報告書が届いたかどうかをチェックし、中身は後日確認するという流れになっていることが多いです。

確認してくる保険者の担当者さんにはおかしなことを言ってくる人も居るので注意が必要です。

わたしの経験した、とんでもない要求を紹介しておきます。

保険者担当者からの変な要求

No1.「提出書類が見当たりません。もう一度郵送してください。」(F県O市の例)
提出期限数ヶ月後に連絡があり驚きました。
書留で送っているにもかかわらず、見当たらないという話を数カ月後に連絡してきた事例です。
一応、期限までに受取の確認はしてるはずなので、内容を確認しようとしたら無かった…という話は驚きです。

市役所さんは、意外と提出書類を失くしてしまうことがあるようです。
受け取った、受け取っていないの話でトラブルになることもあります。
特に、処遇改善加算のように提出期限が明確に決まっているものであれば尚更トラブルの元になりますので、郵送は求められていなくても簡易書留などの記録郵便で送るようにして、確認できるまでは送付履歴は残しておきましょう。

No2.「法人一括で提出されていますね。全保険者に提出した実績報告書をこちらに提出してください。」(F県の例)
これは、過去一番イラッとした要求です。
こんな要求に答える必要はありません。
全国一覧の金額を確認したかったのでしょうが、厚労省などの全国を管轄する機関が求めてくるならともかく、一保険者がこれをする必要はありません。

F県担当者
すでに実績を全保険者分提出しているはずだからスグにできるでしょ?

確かに、印刷すれば出せますが、それでは納得できません。

わたし
印刷代、郵送代、手間賃だしてくれますか?
他の保険者でこういうことを求めたところは過去一度もありません。そちらが提出が必要な理由を教えてください。それに、前年は求められませんでした。

と回答すると、

F県担当者
今年から上司が変わりまして、今年から必要になりました。

なんて面白い答えなのでしょうか。そんなことがあって良いのでしょうか?

わたし
その上司に納得できるように説明して頂きたい。

強めに言うと、それ以降連絡はなくなりました。どういう説明をするのか聞いてみたかったです。

※『上司が変わったら提出書類が変わった』なんてことは制度事業を管理する行政部署の中では許されないです。

事業者側は大迷惑でしかありません。

市役所等の担当者は、ご存知の通りちょっと上から、だけどトンチンカン。ということもよくあります。
言われたことすべて正しいと鵜呑みにする必要はありません。

中には、勘違いしてマイルールを押し付けてくる担当者がいるのでおかしなことを言い出すと、とりあえずこちらが納得できるように説明を求めましょう。

注意点

介護保険事業を行う上でのルールは『介護保険法』や、『運営基準』などで、すべて文面として存在します。

この法律や基準を、拡大解釈する人が行政担当者側にたくさんいます。(事業者側には都合よく解釈する人がたくさんいます。)
基本は書いてあることそのままがルールと解釈していれば良いのです。
利用者サービス向上のためにという理由で、特定の市などだけで基準が厳しくなっているというのはもう『ローカルルール』でしかありません。

法事業は通常、どこに行っても同じルールである必要があります。

そこのところを事業者側も理解しておかなければ、行政側に余計な労力をかけさせられることになるのでご注意ください。

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