介護サービスの元号対策は意外と単純

介護サービスが新元号への変更に合わせて対応しなければならないことはたくさんあります。5月1日までに、介護サービスの計画書や契約書など、各種書類をどのようにすればいいのか不安だと思いますが、対応方法を知っていればしっかりと準備することができますので早めに取り組みましょう。

介護サービスの新元号対策方法

介護も改元で対応が必要です。平成の元号画像ですまず、行政の慣例では、主に和暦が使われています。介護サービスも行政のルールに基づいて提供するものなので、基本的には元号を使用します。新元号が令和と決まったいま、介護サービスで取り扱う書類の元号の扱いをどうしたらいいのか、抑えるべきポイントを紹介します。

新元号対応、4つの重要ポイント

  • 改元前(4月30日)までに配布されるものは平成のままでいい
  • 改元前からの書類は、新元号に修正して再契約する必要はありません
  • 改元日(5月1日)以降に有効になるもので、新元号発表後に作成されたものは、新元号の令和を記載する
  • 書類の作成日が5月1日以前で、契約日が改元後の場合、作成日は平成のままでいい

難しいことが嫌な場合は、これを機に西暦表示で統一しても良いかもしれません。
ただし、保険者への提出書類の場合は、提出後に和暦に直すように指示されることがありますので注意が必要です。

書類の元号は行政の対応と合わせると間違い無い

新しい元号が決まってからも、書類の作成や発送のタイミングによって扱いが異なることがあります。
全て完璧に5月1日までに切り替えを完了できるところはほとんど無いと考えられます。そのため、介護事業者も行政が考えている対応のルールと合わせておけば問題ありません。
行政も、新元号発表の4月1日から改元日の5月1日までの1ヶ月ですべてのシステム改修をすることは不可能です。
ほとんどの場合、行政側が、市民や事業者にある程度柔軟な対応を求めることで解決を目指しています。

行政の元号変更に伴う文書の扱い

  • 新元号発表までは、旧元号である平成と西暦を両方表記する
  • 5月1日以前と以降をを含む期間表記の場合は、和暦と西暦の双方を表記する
  • 市が発送する書類で、平成と表記されたものを訂正する期間が無い場合は二重線で訂正して送る
  • 市が発送した書類は、平成のままでも有効
  • 新元号発表後に市に提出する文書は、平成と印字されていても手書き等により、新元号に補正してね

基本的には、市が送る大量の文書は処理が間に合わないので、市民や事業者側で補正してね。
だけど、無理であれば平成のままでも有効にするよ。

ということみたいです。
参考例:佐賀県唐津市 改元に伴う文書の扱いについて

新元号で介護サービスの対策が必要なもの

介護の新元号対応で作業する人々の画像
新元号に変わったら介護サービスでは何をどのように対応しなければならないのでしょうか。まず、ほとんどの事業者は、介護事業を行う上で、介護ソフトを使用しています。しかし、すべての必要書類を1つの介護ソフトだけで運用している事業所は少ないのではないでしょうか。

介護ソフトで足りない部分や、会社独自で行う管理はEXCELや社内のシステムを使用しているはずです。この部分についても、5月1日以降に向けて社内で更新が必要です。

介護ソフトの対策

介護ソフトを提供している会社は、改元に合わせて随時バージョンアップを行います。
3月に準備バージョンアップし、新元号が発表される4月1日以降、改元の5月1日までに新元号対応のバージョンアップがされます。ソフトによって、若干のスケジュールにズレがありますが、介護ソフトの主な用途は請求のはずなので、5月分の請求に間に合えば大丈夫です。介護ソフトのマニュアルや更新案内を確認して対応しましょう。

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介護の翼リンク画像

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社内書式の対策

介護サービス提供に関する契約書や重要事項説明書をワードで作成している事業者は多いのではないでしょうか。社内システムでエクセルやワードを使っている会社や事業者は、自分たちで対応する必要があります。

現在、平成となっているものは、5月1日以降は令和となるように修正しておきましょう。特に契約書や重要事項説明書などは、利用者さんからの信頼に関わるものです。ワードやエクセルなどが更新されずに、改元以降も平成のままであれば、契約のたびに利用者さんに疑問を与えることになってしまいます。早めに対応をしておくほうが良いでしょう。

加算等の申請書類について

介護サービスを提供するにあたり、保険者へ提出する書類は保険者が作成したエクセルやワードが使われます。申請書類も保険者に合わせて運用するのが一番賢い方法です。しかし、保険者の対応には差が出ることが考えられます。基本的には、5月1日以降の介護事業に関する申請書類は元号を令和に変更して提出するようになります。公式HPなどで、申請に関わる保険者の情報をしっかりと確認しましょう。

新元号の年度と『令和元年』について

介護の改元があるので2019年は重要な年です
介護事業は国の制度を利用した事業です。そのため、年度の表記も行政に合わせた記載が基本となります。新元号に伴う、元年の考え方は次の通りです。

新元号に伴う、年度の読み替え方法

  • 2019年3月まで→平成30年度
  • 2019年4月1日から4月30日→改元日の5月1日までは平成31年度
  • 2019年5月1日の改元日以降→2019年4月1日から『令和元年度』に読み替え

このように、平成31年度は、4月1日〜4月30日までの使用となります。改元日の5月1日以降は、4月1日〜4月30日も含め、2019年4月から令和元年となり、年度も『令和元年度』となります。よって、2019年4月は幻の平成31年度となります。

このことは、大阪府大東市の公式HPなどで読み替えルールが通知されています。

実地指導における介護サービスと元号の問題

介護の改元が実地指導でどう指摘されるのか
介護事業は国の介護保険法に基づく事業です。事業を行うためには、管轄する保険者(市区町村)に申請の結果、指定を受ける必要があります。また、指定後は、ルールに則った運営ができているかどうか、保険者によって定期的にチェックを受けます。それが、実地指導です。

さて、このような改元が行われた場合、新元号への変更がされているかどうかという点を実地指導でチェックされることはあるのでしょうか。可能性として、元号対応への指導はあったとしてもしばらくは、改善を求める程度になると考えられます。新元号への対応を忘れていたからといってすぐに請求取消といったことにはなりません。ただし、何も対応せずに半年以上平成のまま書類を運用していたとなると、改善指導をされる可能性が高くなります。これはどちらかというと、変わったルールを速やかに受け入れない事業所が、利用者に適正なサービスを提供できるのか?といった疑問から生まれる指導理由だと考えられます。

利用者への不利益が無いようにサービスがしっかりと提供できる仕組みづくりを事業者はする必要があるためです。

新元号への変更が介護サービスに与える影響と対策のまとめ

介護で改元があってももう大丈夫
最後に、新元号への変更で、介護サービスがする対策をまとめます。

  1. 改元は2019年5月1日
  2. 新元号は『令和』
  3. 4月1日以降、新元号を5月から使用できるように改修する
  4. 介護事業に関係する書類は、改元前は平成31年度のままでOK
  5. 作成済みの書類を改めて交付する必要はない
  6. 5月1日以降は、速やかに新元号の令和へ変更する
  7. 5月1日以降は、令和元年となる。また、4月1日から令和元年度となる
  8. 改元に伴う実地指導の項目は、速やかな対応ができない事業者が利用者に適切なサービスを行えていないのではないかという疑問からくるものと考えられる

介護サービスの新元号への対応で必要なポイントはこんなところでしょうか。新元号が発表されたいま、各保険者によって公式HPなどに通知が出るものと考えられますが、基本的には行政の改元対応と合わせていれば問題ありません。実地指導などで、そこに指摘してくる保険者の指導員がいるのでしょうか。もしいたら、市役所等が行っている対応と同じであること、自分たちがやらないことを人にさせるなと伝えるなど強めの対応でも問題ありません。

最近は、介護保険事業に係る加算の申請や、実地指導も、職員や指導員が勝手なローカルルールを持ち出すケースが増えています。担当者が変わったという理由だけで、新たな提出物を求められることも出てきています。介護保険はルールを守りながら運営する必要がある事業ですが、ルールを理解しない職員に対しては働く側、事業者側からも毅然とした対応で返す必要があります。実地指導のために介護事業を合わせていくのはおかしなことなので、しっかりとルールを理解し、適切に対応する力を付けることが事業所にとって必要なことです。

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